10a. Jornada Nacional de Protocolo, RR.PP y Ceremonial de Estado

por Ma. Elisa Fernández Delgado

Protocolo: Identidad e Imagen País

En la sala Ernesto de los Campos de la Intendencia de Montevideo se realizó el 30 de octubre de 2015, la X Jornada Nacional de Protocolo, RR.PP y Ceremonial de Estado. Estas Jornadas están  dirigidas a capacitar a los funcionarios que se desempeñan en las áreas de Protocolo, Ceremonial y Relaciones Públicas de los diversos niveles de Organismos de Estado,  de todo el país.

El Acto de Apertura estuvo conformado por el dueño de casa, el intendente capitalino, Ing. Daniel Martínez quien agradeció la iniciativa y propuso incluir el mate en el Protocolo; la ministra de Turismo, Sra. Liliam Kechichian también agradeció la invitación y tuvo un reconocimiento expreso para aquellos que realizan estas tareas dentro de su Cartera, y expresó “a lo largo de los años he podido comprender y valorar el significado del Protocolo y las RR.PP.(...)”  ya que ella venía de un mundo distinto. “Esto no quita que haya adoptado, poco a poco, determinadas normas para trabajar de mejor forma”. El alcalde del Municipio B, Dr. Carlos Varela agradeció la invitación y comentó sobre proyectos en los que hoy se trabaja en su Municipio.

La presidenta del Equipo Coordinador, Lic. Luciana Andión fue la voz de los que trabajan por ordenar y mejorar la realización de todo lo referente a las Relaciones Públicas de cada Institución. Agradeció a los integrantes de la mesa y al numeroso grupo de participantes presentes, y propuso reflexionar acerca del tema seleccionado para el encuentro “Protocolo, Identidad e Imagen País, una mirada del Protocolo a futuro” pues hasta hoy se ha abordado desde diversos ángulos y perspectivas a lo largo de estos diez años en forma conceptual y práctico la realidad propia del Protocolo en nuestro Estado uruguayo. (…) “.

Antecedentes de las tareas de Protocolo y RR.PP de Estado en esta última década

“Se toma como punto de referencia la creación de la primera Comisión de Protocolo, por resolución del Poder Ejecutivo, y a solicitud de la Pro-Secretaría de Presidencia de la República, con el propósito de reformar el decreto N° 435/007, “Manual de Ceremonial de Estado”, se ha trabajado mancomunadamente alcanzando importantes resultados”. “De la comisión surgen las primeras Jornadas, y posteriormente la creación del Equipo Coordinador de  RR.PP y Protocolo de Instituciones del Estado, que hoy ya cuenta con identidad propia, formalizada en breve mediante la firma de un Convenio Interinstitucional (…)”. Por último expresó “Por las razones expuestas, los invitamos a sumarse a la causa y ardua tarea de alcanzar un Protocolo actualizado, profesionalizado, ajustado a nuestro tiempo y a las necesidades de la época en que nos ha tocado vivir”.

Las exposiciones comenzaron con dos de los integrantes del Equipo Coordinador, Sra. Ana Gavilán de la Dirección de Ceremonial y Protocolo de Presidencia de la República,  junto con el Sr. Carlos Yaffé de la Dirección de Protocolo y RR.PP del Poder Legislativo expusieron sobre “Protocolo: Identidad - Imagen. Una mirada del Protocolo futuro”.

El tema sobre marcas fue expuesto por el presidente de la agencia de publicidad Young & Rubicam, Sr. Álvaro Moré, quien presentó las “Estrategias para la creación de marcas. Uruguay como marca”, trabajos realizados para el MINTUR sobre imagen país y cómo se construye ésta las que muchas veces es en función de las noticias que suceden en el país, el caso de la Marihuana ha hecho que se mire a Uruguay como progresista. Además agregó, el buen resultado obtenido en el Mundial de Fútbol de Sudáfrica  ayudó  a hacerlo más visible. La Marca País “Uruguay Natural” y los trabajos promocionales que realiza Uruguay XXI fueron planteados por la Lic. Larissa Perdomo quien expuso sobre “Marca País y Promoción Nacional” que llevan a cabo para dar a conocer qué se entiende y cómo usar la Marca País por parte de las empresas. A éstas se les otorga un permiso de uso de la marca a través de la firma de un Convenio, es un beneficio para trabajar mejor en el exterior.

La conferencia de la profesora Viviana Cardozo (Ar.) se refirió a las “Nuevas tendencias del Ceremonial y Protocolo de Estado en Latinoamérica”. Ella a su vez es la presidenta de la AIC - Asociación Interamericana de Ceremonial. Tuvo la deferencia de mencionar el trabajo realizado por parte del Equipo Coordinador de Uruguay en cuanto:(1) “Alcanzar la valoración de autoridades y funcionarios en todo el país y hacer comprender la importancia de contar con una oficina de Protocolo y RR.PP en los Organismos de Estado, y hasta conseguir la estructuración de algunas áreas especializadas, donde no existían. (2) Elaborar colectivamente una “Guía de Procedimientos Protocolares”, que da respaldo y seguridad en las tareas inherentes y (3) Estrechar verdaderos vínculos entre los colegas que se desempeñan en los Organismos de Estado, en los diferentes estamentos, generando el intercambio directo y brindándose mutuo apoyo”.

“Felicito a Uds., por estos 10 años consecutivos de las Jornadas Nacionales de Protocolo,  RR.PP  y Ceremonial de Estado, los felicito y ojalá Argentina también lleve a cabo este tipo de trabajo por su relevancia. La AIC los nominó en virtud de haber tomado conocimiento del extraordinario trabajo. Por tal motivo se les ha reconocido por parte de la AIC vuestra labor, y les otorga el lauro mayor de un Premio Internacional en el marco del Foro Interamericano de Ceremonial a realizarse en Río de Janeiro en febrero de 2016 (…)” expresó por último.

El expositor y director de Enfasis Motivation Company, Cr.  Marcelo Gordín (Ar.)  se dedica a la organización de eventos desde 1977, es orador en diferentes universidades, escribe artículos, etc. Su exposición se concentró en un tema no específico de Protocolo, pero de gran aporte: “El Mapa Motivacional del siglo XXI” con referencia al trabajo de crear e innovar. Sostuvo que “el ser humano no cambia por miedo. Se aferra a los lugares comunes y hace lo mismo por años. Pero seguir, es más peligroso que cambiar porque la persona queda fuera del sistema, porque el miedo paraliza”. “Antes, el poder estaba en el que poseía la información; ahora en quien la comparte”.

“La creatividad y la innovación consiste en mezclar ciertos elementos”  y consultó sobre el  significado de: “trabajar” (torturar); “Laburar” (en la cárcel, significa colgar); “Negociar” (es la negación del ocio, en donde algunos están en relación de dependencia); “Felicidad” (pasarla bien)”...  Agregó, “Hoy el centro del mundo pasa por esto, por estar bien”. “Ser diferente, es lo mejor que le puede pasar a la humanidad; consiste en tener un equipo de trabajo diverso, con personas diferentes que piensan distinto porque de ellos se aprende”.

“Stephencovey: es operar con un fin en mente, se trata de cambiar el objetivo, éste debe ser siempre claro. Hay una distinción entre el objetivo personal (los de uno) y el objetivo de la Organización (el otro). Porque el problema está hoy en que la gente no quiere trabajar más para el emprendimiento del otro. Se ha comprobado que el 90% quiere trabajar en algo propio”. “Ya lo dijo Steve Jobs – si tú no trabajas por tus sueños, otro te contratará, para que hagas los suyos-.

Hoy, en el pensamiento del ser humano está: la posibilidad de desarrollo, el clima, la plata y los accionistas. Antes estaba, por sobre todo, el dinero y la seguridad laboral. Pero en la actualidad, una persona joven pasa por varios trabajos, no existe más aquello de 30 años en la misma empresa, el mundo del trabajo es dinámico y ha cambiado”.

“La gente hoy es distinta, busca personalizar las cosas, sabemos que la satisfacción es igual a la realidad menos las expectativas y el balance que una persona hace es igual a la vida y el trabajo porque “Vivir y trabajar no es lo mismo”, antes se creía que había que vivir trabajando.

El concepto que se maneja en la actualidad no es sólo trabajar para vivir y pasarla mal, porque el mundo tiene percepciones distintas”. La motivación es lo que mueve a alguien a hacer algo. Se entiende por “Motivación” = Motivo, Motor, Movimiento, Emoción y  “cion” es acción. Todo esto lleva a ver el “MAPA MOTIVACIONAL del s. XXI” que es lo mismo que decir “qué me hace sentir bien” y esto está compuesto por dos grandes ámbitos, el personal y el laboral. Cada uno con diferentes puntos que lo conforman.

Desde el punto de vista personal el equilibrio se logra con los elementos siguientes:
- “Lo físico, comprende: salud, actividad, alimentación, control de stress, porque las empresas están preocupadas por el estado físico de su gente, si no se van a trabajar a otro lado.
- Lo mental, se lee poco porque se ha perdido el hábito de la lectura. Las empresas capacitan a sus empleados porque esta actividad hace pensar, y por esto se busca: lectura, estudio y capacitación.
- Lo espiritual, todos están preocupados por ello desde el punto de vista de la Responsabilidad Social Empresaria – RSE. Es como decir: motivación, relación y solidaridad.
- Lo social, en lo posible, busca integrar a los amigos, a la familia.

Desde el punto de vista de la vida laboral esta se alcanza con:
- Capacitación, es un aprender, estudiar, la empresa capacita a su personal pero no siempre se queda en ella. Para que los trabajadores no se vayan hay que capacitarlos, pero tiene que ir acompañado de un plan de carrera, y otro de desarrollo de las personas dentro de la empresa.
- Beneficios, el empleado tiene que tener horarios flexibles, valores materiales, poder trabajar en su casa (Home working)
- Reconocimiento, la gente valora cuando le reconocen su trabajo, lo premian, y felicitan.
- Desarrollo, toda empresa debe tener posibilidad de crecer, promocionarse y alcanzar nuevos desafíos.
- Clima organizacional, el trabajador tiene que tener la posibilidad de integrar equipos de trabajo, desarrollar comunicación interna para estar informados, tener respaldo de su gente y respaldar a otros. Es necesario hablar de los temas, ver a dónde se busca llegar, el contexto que se crea en un trabajo tiene que ver con cada uno de sus integrantes.

“En definitiva es un trabajar integrado con su gente, para alcanzar el Mapa Motivacional del siglo que se transita. Es Motivacional, porque todas las acciones tienen que apuntar  al microclima, para que la gente se sienta mejor. Pero este microclima, tiene que contar con un pequeño presupuesto, una persona designada (decisión estratégica), sostenerlo en el tiempo, medirlo y ajustarlo si fuera necesario. Porque las cosas importantes de la vida se miden en lo interno del ámbito laboral, y a la vez, hace que se mueva el motor (motivacional)” expresó al finalizar su exposición.

Dos de los sobrevivientes uruguayos de los Andes fueron invitados a participar de la presentación titulada “Después del día 10”. Con tal motivo, Carlos Páez Rodríguez y Roy Hurley, contaron sus vicisitudes de cómo salir adelante de una situación extrema y plantearon que luego de esperar por diez días resolvieron cambiar la actitud y  esto fue lo que los salvó. Pero también, sirvió para mejorar las condiciones infra-humanas en las que estaba todo el grupo y se improvisaron tareas y cargos para realizarlos cada uno.
La emoción de los presentes ante el relato de algunas de las situaciones por las que pasaron, además de haberles servido al día de hoy para aprovechar de mejor forma la vida, arrancó más de una lágrima a los presentes.

El cierre estuvo a cargo del profesor Aníbal Gotelli (Ar.) experto en Ceremonial, Logística Organizativa y Relaciones Interculturales. El ceremonial como herramienta de imagen, tiene que ver con la estética de la actitud personal y la institucional deben ser: confiables, exitosas y efectivas
Además de prestigiosas.

Los valores institucionales a difundir por una Organización son:
- Su potencial: económico, institucional, político, académico, profesional.
- La Organización misma: estructural y protocolar
- Calidad y garantía de productos y/o servicios
- Responsabilidad Institucional o Comercial
-Posibilidad de crecimiento y desarrollo

Pero la excelencia debe darse en toda la línea.

Las RR.PP y el Ceremonial se complementan para consolidar la imagen, fundamentalmente, en tres campos claramente diferenciados: 1) Mejorar las relaciones Institucionales, 2) Las Relaciones Interculturales y 3) La regalería promocional y cortesías Institucional.

El Ceremonial ayuda en la programación y planificación externa e interna; en la correspondencia, en el fichero de actos y reuniones, establecer y guardar la nómina de autoridades internas y externas, adquirir y enviar obsequios, coordinar la agenda de audiencias, ver las conveniencias (conviene ir o no a tal acto), excusaciones, representaciones, recepciones, recibir delegaciones, misiones. Y sobre todo, relaciones y comunicación institucionales comentó el orador.

L/D

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